ビジネスにおいて、コミュニケーションは仕事の成果や人間関係に大きな影響を与える重要なスキルです。しかし、コミュニケーションのマナーを知らないと、相手に失礼な印象を与えたり、信頼を失ったりすることもあります。そこで、この記事では、ビジネスマナーの基本と、失礼にならないコミュニケーションの方法を初心者向けに解説します。以下の目次に沿ってお読みください。
入社1年目ビジネスマナーの教科書
目次
- ビジネスマナーの基本とは
- 失礼にならないコミュニケーションの方法
- 言葉遣いに注意する
- 聞き方や話し方に気をつける
- メールや電話のマナーを守る
- まとめ
ビジネスマナーの基本とは
ビジネスマナーとは、仕事をする上で必要な礼儀や作法のことです。ビジネスマナーは、社会人としての品格や教養を示すとともに、相手に敬意や信頼を表すことができます。ビジネスマナーには、挨拶や身だしなみ、名刺交換や会議など、さまざまな場面でのルールがありますが、その中でも特に重要なのが、コミュニケーションのマナーです。
失礼にならないコミュニケーションの方法
コミュニケーションのマナーとは、相手とのやりとりにおいて、適切な言葉遣いや態度をとることです。コミュニケーションのマナーを守ることで、相手に好印象を与えたり、円滑な関係を築いたりすることができます。逆に、コミュニケーションのマナーを無視すると、相手に不快感や不信感を抱かせたり、トラブルやミスの原因になったりすることもあります。そこで、失礼にならないコミュニケーションの方法について、以下の3つのポイントに分けて説明します。
言葉遣いに注意する
言葉遣いとは、話すときや書くときに使う言葉の選び方や使い方のことです。言葉遣いには、敬語や丁寧語、尊敬語や謙譲語など、相手に対する敬意や立場を表すルールがあります。言葉遣いに注意することで、相手に敬意を示したり、自分の意図を正確に伝えたりすることができます。言葉遣いに注意しないと、相手に失礼や無礼な印象を与えたり、誤解や不信を招いたりすることがあります。言葉遣いに注意するためには、以下のことに気をつけましょう。
相手の立場や関係に応じて、敬語や丁寧語、尊敬語や謙譲語を使い分ける。例えば、上司や先輩、取引先などには敬語や尊敬語を使い、自分の行為や意見には謙譲語を使う。
相手の名前や肩書きを正しく呼ぶ。例えば、社内では社員番号や部署名、役職名などを付けて呼び、社外では会社名や部署名、役職名などを付けて呼ぶ。
侮辱的や差別的な言葉や表現を避ける。例えば、人種や性別、年齢や障害などに関する差別的な言葉や表現は絶対に使わない。
聞き方や話し方に気をつける
聞き方や話し方とは、相手との会話において、どのように聞いたり話したりするかのことです。聞き方や話し方には、話の内容や目的に応じて、適切な質問や回答、意見や感想などを伝えるルールがあります。聞き方や話し方に気をつけることで、相手との理解や共感を深めたり、信頼関係を築いたりすることができます。聞き方や話し方に気をつけないと、相手に興味や関心がないと思われたり、話がかみ合わなかったりすることがあります。聞き方や話し方に気をつけるためには、以下のことに気をつけましょう。
相手の話に耳を傾ける。例えば、相手の話を遮ったり、話題を変えたり、自分の話ばかりしたりしない。
相手の話に反応する。例えば、相手の話にうなずいたり、目を見たり、相槌や感想を入れたりする。
相手の話に質問する。例えば、相手の話に興味や関心を示したり、理解を確認したり、意見や感想を求めたりする。
自分の話を分かりやすくする。例えば、話の内容や目的を明確にしたり、話の順序や構成を工夫したり、具体的な例やデータを用いたりする。
メールや電話のマナーを守る
メールや電話とは、仕事においてよく使われるコミュニケーションの手段のひとつです。メールや電話には、相手に迷惑をかけないように、適切なタイミングや内容、言葉遣いなどを考えるルールがあります。メールや電話のマナーを守ることで、相手に丁寧や親切な印象を与えたり、スムーズなやりとりを行ったりすることができます。メールや電話のマナーを守らないと、相手に不快や無礼な印象を与えたり、情報の伝達に失敗したりすることがあります。メールや電話のマナーを守るためには、以下のことに気をつけましょう。
メールのマナー
メールの送信先や件名を正しく入力する。例えば、送信先は必要な人だけに絞り、誤送信や迷惑メールにならないように注意する。件名はメールの内容や目的を簡潔に表す。
メールの文面を分かりやすくする。例えば、メールの内容や目的を最初に明確にし、本文は段落や箇条書きなどで整理する。文体は敬語や丁寧語を使い、言葉遣いは失礼にならないようにする。
メールの添付ファイルや返信期限を確認する。例えば、添付ファイルは必要なものだけにし、サイズや形式に注意する。返信期限はメールの最後に明記し、相手に確認を求める。
電話のマナー
電話のかけ方や受け方に注意する。例えば、電話をかけるときは、相手の都合や時間帯に配慮し、自分の名前や所属、用件を伝える。電話を受けるときは、早めに出て、自分の名前や所属、挨拶を言う。
電話の話し方や聞き方に気をつける。例えば、話し方ははっきりと丁寧にし、言葉遣いは敬語や丁寧語を使う。聞き方は相手の話に集中し、相槌や質問を入れる。
電話の切り方や保留に注意する。例えば、電話を切るときは、用件が済んだことを確認し、お礼や挨拶を言う。保留にするときは、相手に理由や時間を伝え、許可を得る。
まとめ
この記事では、ビジネスマナーの基本と、失礼にならないコミュニケーションの方法を初心者向けに解説しました。ビジネスマナーは、仕事をする上で必要な礼儀や作法であり、コミュニケーションのマナーは、その中でも特に重要なものです。コミュニケーションのマナーを守ることで、相手に敬意や信頼を表し、円滑な関係を築くことができます。コミュニケーションのマナーには、言葉遣いや聞き方や話し方、メールや電話など、さまざまな場面でのルールがあります。これらのルールを覚えて、実践していきましょう。ビジネスマナーを身につけることで、仕事の成果や人間関係にプラスの効果が期待できます。ビジネスマナーの初心者の方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
